Finalidad

La finalidad de esta Política es manifestar y establecer los procedimientos, principios, acciones y directrices generales que han sido implementados en LEGIX o Panama Legal Group en materia de protección de datos personales, garantizando, en todo caso, el cumplimiento de la Ley 81 de 2019 y el Decreto Ejecutivo N° 285 de 28 de mayo de 2021 que la reglamenta.

Este documento tiene como objetivo principal salvaguardar el derecho a la protección de los datos de las personas físicas que se relacionan con LEGIX o Panama Legal Group, directa o indirectamente, y de la cual esta realiza cualquier tipo de recopilación de datos, indistintamente de la fuente, para ejercer los fines de la sociedad. Para LEGIX o Panama Legal Group, la privacidad y la protección de datos son fundamentales en sus operaciones, y su principal compromiso es proteger los derechos de los titulares y garantizar que puedan ejercer en todo momento sus derechos.

A fin de proporcionar un contexto más amplio, el Tratamiento de Datos Personales se define como "cualquier operación o conjunto de operaciones o procedimientos técnicos, ya sea automatizados o no, que permita recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, asociar, disociar, comunicar, ceder, intercambiar, transferir, transmitir o cancelar datos, o utilizarlos de cualquier otra forma".

Ámbito de Aplicación

Esta política se aplica a las operaciones internas de LEGIX o Panama Legal Group, a sus colaboradores y a su relación con clientes y socios comerciales.

Las políticas aquí presentadas se aplicarán a todos los datos personales recopilados y tratados por LEGIX o Panama Legal Group en relación con los servicios profesionales y comerciales que ofrece como empresa.

Principios Generales Relativos al Tratamiento de Datos Personales

Todos aquellos que estén bajo el ámbito de aplicación de estas Políticas deben comprometerse a garantizar los siguientes principios:

• Respetar los derechos constitucionales de los interesados.
• Cumplir con los derechos otorgados por las leyes, según corresponda, de los interesados.
• Acatar toda regulación vigente relacionada con la protección de datos personales.
• Responder de inmediato ante situaciones de riesgo de fuga de información.
• Evaluar los procesos para garantizar medidas de prevención de riesgos.
• Realizar revisiones periódicas de los procesos.
• Atender las solicitudes de los interesados y ejercer plenamente los derechos ARCOP (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad) sobre los datos personales.
• Aplicar estas Políticas en todos los servicios proporcionados y ejecutados en nombre de LEGIX o Panama Legal Group.

Principios Básicos Relativos al Tratamiento de Datos Personales

Los principios fundamentales en los que se basa esta Política en relación con el tratamiento de datos personales son:

• Lealtad con el Interesado: Se deben evitar la discriminación y el engaño en la recopilación de datos, utilizando siempre medios legítimos para este fin.
• Transparencia y Acceso: Se debe proporcionar información clara a los interesados sobre la protección de sus datos y permitirles acceder a ella en un lenguaje comprensible.
• Licitud o Legitimación del Tratamiento: Se debe contar con el consentimiento para la recopilación de datos, o, en su defecto, fundamentarse en las excepciones que establezcan las leyes.
• Limitación de la Finalidad: No se deben utilizar los datos para fines distintos a los que se recopilaron, y siempre dentro de los límites establecidos por las leyes.
• Minimización: No se deben recopilar datos personales innecesarios para los fines específicos en los que se solicitan.
• Exactitud: Los datos recopilados deben ser precisos y mantenerse actualizados. Deben realizarse las correcciones necesarias para garantizar la veracidad de la información.
• Plazo de Conservación: Los datos no deben mantenerse por más tiempo del necesario, a menos que la legislación lo requiera.
• Integridad y Confidencialidad: Se debe garantizar la seguridad de los datos para prevenir alteraciones o usos no autorizados. Todo el personal debe mantener la confidencialidad de los datos y utilizarlos únicamente para los fines para los cuales se recopilaron, a menos que la ley establezca excepciones.
• Disponibilidad: Los interesados deben tener acceso a sus datos cuando lo soliciten y deben poder ejercer sus derechos.

Control y Evaluación

1. Control: El control de los aspectos relacionados con las actualizaciones y las medidas en materia de Protección de Datos Personales de LEGIX o Panama Legal Group, así como la evaluación de situaciones específicas que puedan surgir, corresponderá a la Junta de Accionistas, quien podrá designar a una o varias personas para llevar a cabo estas tareas. La Junta de Accionistas podrá realizar auditorías periódicas con auditores internos o externos para verificar el cumplimiento de esta Política.
2. Evaluación: La Junta de Accionistas o las personas designadas por esta evaluarán, al menos una vez al año, el cumplimiento y la eficacia de esta Política y tomarán las medidas necesarias de acuerdo con los resultados obtenidos.

Partes

Responsable y Tratamiento de Datos

LEGIX o Panama Legal Group se considerará CO-RESPONSABLE y CUSTODIO del tratamiento de los datos personales que se recopilen en función de su actividad comercial, siempre que en los contratos celebrados con sus clientes quede claro que el cliente será el responsable principal. LEGIX o Panama Legal Group tomará las precauciones necesarias para asegurarse de que el cliente cumpla con las políticas de protección de datos según lo establecido por la ley. Sin embargo, LEGIX o Panama Legal Group limitará su responsabilidad con respecto a la recopilación y el tratamiento de datos que realice el cliente de manera directa. En algunos casos, LEGIX o Panama Legal Group podrá ser el Responsable principal cuando recopile información de sus clientes directamente, y en tales casos, cualquier cambio en los servicios específicos se comunicará a los usuarios en relación con el tratamiento de sus datos.

Los datos personales que LEGIX o Panama Legal Group trata son proporcionados por los clientes y socios comerciales que contratan sus servicios. Esto implica que la base legal para el tratamiento de los datos proviene de una relación contractual y garantiza la confidencialidad y la protección de la privacidad de los datos. Los datos personales que trata LEGIX o Panama Legal Group son necesarios para llevar a cabo la actividad comercial y se tratan con ese fin específico.

De acuerdo con la Ley N° 81 de 2019 y su Reglamento, los datos personales se entienden como "cualquier información relacionada con personas naturales que las identifica o las hace identificables". Estos datos personales incluyen, entre otros:

• Nombre completo.
• Sexo.
• Fecha de nacimiento.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.

Además, dentro de la categoría de datos personales, existen datos considerados sensibles, que se refieren a la esfera íntima de las personas o cuyo uso indebido podría dar lugar a discriminación o representar un riesgo grave para el titular. Entre estos datos se incluyen, entre otros:

• Origen racial o étnico.
• Creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales.
• Afiliación sindical.
• Opiniones políticas.
• Datos relativos a la salud.
• Preferencias u orientación sexual.
• Datos genéticos o biométricos, entre otros.

Estos datos sensibles recibirán un tratamiento especial y una protección adicional para salvaguardar al titular de cualquier uso indebido que pueda representar un riesgo o discriminación.

La finalidad del tratamiento de los datos por parte de LEGIX o Panama Legal Group se detallará en los servicios establecidos y detallados en los contratos celebrados con los clientes y socios comerciales. Además, existe cierta información que LEGIX o Panama Legal Group maneja pero que no se considera información personal, ya que esta información no identifica a los usuarios. Se utilizan perfiles de usuario e información anonimizada.

Destinatarios de los Datos Personales

Los destinatarios de los datos personales serán todas aquellas personas jurídicas o naturales que deban participar estrictamente en el proceso de tratamiento para llevar a cabo los servicios prestados y cumplir con los objetivos de la sociedad. Se manejará el tratamiento de acuerdo con la legislación vigente, teniendo en cuenta que pueden existir autoridades competentes como destinatarios, y que, explícitamente por ley, se establece que no se requiere ni la comunicación ni el consentimiento del interesado, por ejemplo, en casos de investigaciones judiciales. Por lo tanto, a menos que la ley establezca excepciones, aquellos que estén bajo el ámbito de aplicación de estas políticas no podrán enviar ni compartir datos con terceros fuera de los objetivos para los cuales se recopilaron, sin el consentimiento del interesado.

Medidas de Seguridad

LEGIX o Panama Legal Group deberá llevar a cabo procedimientos de evaluación con expertos en tecnología para identificar y corregir posibles vulnerabilidades en la empresa.

La empresa creará manuales y ofrecerá capacitación adecuada para garantizar que los procesos y las personas sean capaces de prevenir la violación o fuga de información. Esto incluye, entre otros, el manejo de contraseñas, la prevención de phishing y el manejo de documentación.

Los datos personales tratados se mantendrán bajo la responsabilidad de LEGIX o Panama Legal Group mientras exista una relación comercial en curso. La información puede conservarse después de la finalización de la relación comercial o contractual por un período de tiempo determinado, que puede variar según la legislación aplicable o las autoridades competentes.

LEGIX o Panama Legal Group se compromete a proteger los datos personales con normas de seguridad estrictas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información, y seguir los estándares técnicos, físicos y de procedimiento más rigurosos para preservar y salvaguardar los datos personales.

Derechos de los Titulares (ARCOP)

Los titulares de datos personales tienen el derecho de ejercer sus derechos ARCOP en cualquier momento. Estos derechos se definen de la siguiente manera:

• Derecho de Acceso (Acceso): Los titulares tienen el derecho de obtener información sobre los datos personales que LEGIX o Panama Legal Group ha recopilado y almacena sobre ellos.
• Derecho de Rectificación (Rectificación): Los titulares pueden solicitar la corrección de cualquier dato personal inexacto, incompleto, desactualizado o incorrecto que LEGIX o Panama Legal Group posea.
• Derecho de Cancelación (Cancelación): Los titulares tienen el derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que se recopilaron o cuando se haya retirado el consentimiento.
• Derecho de Oposición (Oposición): Los titulares pueden oponerse a que LEGIX o Panama Legal Group continúe procesando sus datos personales.
• Derecho de Portabilidad (Portabilidad): Los titulares pueden solicitar una copia de los datos personales que LEGIX o Panama Legal Group tiene sobre ellos.

LEGIX o Panama Legal Group garantiza que los titulares de datos personales podrán ejercer estos derechos ARCOP, siempre que no existan excepciones que lo impidan, como lo establece la Ley N° 81 de 2019 y su Reglamento.

El canal de comunicación para ejercer los derechos ARCOP es el siguiente: info@panamalegalgroup.com.

LEGIX o Panama Legal Group responderá a las solicitudes de ejercicio de derechos ARCOP dentro de los plazos establecidos en la Ley N° 81 de 2019 y su Reglamento.

Veracidad y Actualización de la Información

LEGIX o Panama Legal Group podrá solicitar a sus clientes o socios comerciales que verifiquen que la información que han proporcionado está actualizada. Esto se hace para mantener la información precisa y actualizada.

Transferencia de los Datos

LEGIX o Panama Legal Group puede transferir datos personales a otras entidades cuando sea necesario para cumplir con los fines específicos para los que se recopilaron los datos, siempre y cuando se cumplan las disposiciones legales y de seguridad correspondientes. Las transferencias de datos personales se realizarán de acuerdo con la legislación aplicable y las regulaciones vigentes.

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de LEGIX o Panama Legal Group se establece con el objetivo de garantizar la protección de los datos personales y el respeto de los derechos de los titulares de dichos datos, en cumplimiento de la legislación vigente en Panamá.

Fecha de última actualización: 29 de septiembre de 2023.